The Visitor voor bezoekersregistratie

The Visitor, het bezoekersregistratiesysteem, is een onmisbaar hulpmiddel voor iedere organisatie die bezoekers ontvangt. Of de bezoeker zich meldt bij de portier, bij de receptie of direct bij de contactpersoon, The Visitor biedt hiervoor een uitstekende oplossing. Omdat de gegevens door de bezoekers zelf kunnen worden ingevoerd, neemt The Visitor veel werk uit handen. Aanvullend hierop kunt u met The Visitor parkeerplaatsen en vergaderruimten reserveren en bezoekers van tevoren inplannen. Door vastlegging van de gegevens bent u in staat om na te gaan wie op bezoek is geweest en wanneer.

 The Visitor bestaat uit diverse modules:

• Console module, waarmee de bezoeker zijn eigen gegevens invoert

• Administrator module, waarmee gegevens worden verwerkt en beheerd

• Entry module (optioneel), waarmee iedere (bevoegde) medewerker zijn bezoekers plant

• Parking module (optioneel), waarmee parkeerplaatsen kunnen worden gereserveerd

Zowel het aantal Consoles als Administrators is ongelimiteerd. Voor een optimale integratie in uw organisatie kan de database gekoppeld worden aan WinPres voor aanwezigheidsregistratie en Falcon voor toegangscontrole.

 Console module

De bezoeker kan op de Console heel gemakkelijk zijn eigen gegevens invoeren, zoals de gewenste taal, zijn naam, de naam van de organisatie en de naam van de contactpersoon. De invoer van deze gegevens kan versneld plaatsvinden door gebruik te maken van gegevens van een eerder of reeds gepland bezoek. Naar wens kan op de Console informatie worden verstrekt over de organisatie die hij bezoekt, zoals productinformatie of veiligheids- en gedragsvoorschriften.

• Scherm 1 'The Visitor Console scherm - invoer van gegevens'

 Administrator module

The Visitor Administrator wordt gebruikt door de beheerder. Dit kunnen receptionisten, baliemedewerkers of portiers zijn. De beheerder kan bezoekersgegevens invoeren (gelijk aan de functionaliteit van de Console), bezoekerspassen ontwerpen, aanpassen en printen. The Visitor Administrator verschaft een duidelijk inzicht in de geplande, wachtende, aangemelde en vertrokken bezoekers. De beheerder kan de bezoeken niet alleen plannen, maar ook bezoeken aanpassen en afhandelen. Met een e-mail functie wordt de bezoeker automatisch bij de contactpersoon aangemeld. Bovendien bestaat de mogelijkheid om parkeerplaaten en vergaderruimten te reserveren. Diverse rapportages geven gedetailleerd inzicht in wie op bezoek is geweest en wanneer.

• Scherm 2 'The Visitor Administrator scherm'

 Entry module

Het registreren van de bezoeker kan versneld plaatsvinden wanneer iedere (bevoegde) medewerker vooraf afspraken kan inplannen en parkeerplaatsen kan reserveren. Dit is mogelijk wanneer ook The Visitor Entry (optioneel) is geïnstalleerd. Van het geplande bezoek kan een bevestiging per e-mail naar de te verwachten bezoeker verstuurd worden.

 Parking module

Met The Visitor Parking kunnen een ongelimiteerd aantal parkeerterreinen en parkeerplaatsen worden beheerd. De bezetting van de pakeerterreinen wordt grafisch weergegeven. Voor de reservering worden de tijden van het geplande bezoek overgenomen, maar er kan ook rekening worden gehouden met vroege aankomst of laat vertrek. Wanneer een parkeerterrein vol is, kan automatisch worden uitgeweken naar een alternatief parkeerterrein. Het parkeerbewijs en een routebeschrijving naar het parkeerterrein kunnen meteen worden uitgeprint.

• Scherm 3 'The Visitor Parking scherm'